Chef darf nicht alles sammeln

Herford/Berlin. Die Personalakte ist kein Sammelalbum. "Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist", sagt der Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber können die Ansichten auseinandergehen. "Arbeitgeber haben verständlicherweise aber ein Interesse daran, die Personalakte möglichst dünn zu halten." Denn es ist nicht ihr Zweck, möglichst viele Informationen über jeden Mitarbeiter zu sammeln.

Bestimmte Informationen sind sogar tabu: "Der Arbeitgeber darf zum Beispiel keine Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufheben", sagt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) in Berlin.

Auch Informationen zur Privatsphäre des Arbeitnehmers haben generell nichts in der Personalakte verloren. "Der Arbeitgeber wird also nicht den Zeitungsbericht aufheben, in dem ein Mitarbeiter als 1000. Besucher der örtlichen Disco ausgezeichnet wurde", sagt Beckmann. Es kann aber Fälle geben, bei denen die Berichterstattung über Mitarbeiter für das Arbeitsverhältnis relevant ist.

Beckmann erinnert sich an einen Fall, bei dem ein Arbeitnehmer häufig krankgeschrieben war, nur nicht an den Wochenenden, aber am darauffolgenden Montag wieder. "Dann fiel dem Arbeitgeber ein Zeitungsartikel in die Hände, in dem berichtet wurde, dass der Mitarbeiter an einem entsprechenden Samstag gleich drei Tore geschossen hatte." Der Bericht kam in die Akte - zurecht. Nicht hinein gehören Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters. Wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, darf das dokumentiert werden. Hat er nur für den Betriebsrat kandidiert, sei das keine Information, die in die Personalakte gehört, sagt Christian Götz vom Bundesvorstand der Dienstleistungsgewerkschaft ver.di.

In die eigene Personalakte zu schauen könne sinnvoll sein, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass der Arbeitgeber etwas in die Akte gelegt hat, was der Arbeitnehmer kennen sollte. "Dann sollte man schon mal reinschauen, bevor da im Konfliktfall unerwartet etwas auftaucht." Denn der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet mitzuteilen, dass er der Personalakte eines Mitarbeiters etwas hinzufügt.

Streit um die Personalakte gibt es nach Perrengs Einschätzung nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis bereits belastet ist. Das gilt zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter abgemahnt hat - die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert. Ist der Arbeitnehmer überzeugt, dass er sich nichts hat zuschulden kommen lassen, was eine Abmahnung rechtfertigt, kann er darauf drängen, sie aus der Akte entfernen zu lassen. Reagiert der Arbeitgeber darauf nicht, darf der Arbeitnehmer kontrollieren, ob sie entfernt wurde. Falls nicht, muss er rechtliche Schritte abwägen.

Ohnehin dürfen Abmahnungen nicht unbegrenzt in der Akte bleiben, wenn es nicht um besonders schwere Verstöße geht. Abmahnungen wegen Zuspätkommens und Missachtung einer Anordnung bleiben nur einen überschaubaren Zeitraum in der Akte. "Rund zwei Jahre", sagt Perreng. "Gesetzlich geregelt ist das aber nicht." dpa

Mannheimer Morgen
06. Juli 2010

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