Pflege

Eine Pflegesituation fordert ein hohes Maß an Flexibilität und Offenheit, Zeitmanagement und Organisation, besonders wenn es sich um die Kommunikation mit Behörden und amtlichen Stellen dreht. - Frau G. gibt Tipps zur Organisation

Ablage und Organisation in der Pflege

Archivartikel

Schon im vorangegangenen Teil habe ich das Thema ‚Organisation‘ und ‚home-office‘ angesprochen. Gerade eben wurde ich wieder einmal gefragt: Was hat das mit Pflege zu tun? Eine ganze Menge. Denn besonders wenn das Krankheitsbild sehr vielschichtig ist und man regelmäßige Krankenhausaufenthalte und unterschiedliche Ärzte aufsuchen muss, gerade dann ist es enorm wichtig alle Diagnosen, Arztbriefe und den ganzen Schriftverkehr gut geordnet zu haben. Je besser die Organisation zu Hause, desto schneller werden in der Regel Anfragen bearbeitet. Und nicht nur die Organisation ist wichtig.

Ablage und Organisation

Eine Pflegesituation fordert ein hohes Maß an Flexibilität und Offenheit, Zeitmanagement und Organisation, besonders wenn es sich um die Kommunikation mit Behörden und amtlichen Stellen dreht. Versuchen Sie in ihrer Wohnung oder Haus ein Plätzchen für ein kleines Home-Office zu reservieren, falls Sie es noch nicht haben sollten.

Zunehmend mehr Behörden, Verwaltungen und Krankenkassen akzeptieren Emailkorrespondenzen. Das erleichtert vieles und ist zudem noch kostengünstiger. Wichtig ist allerdings, die Akzeptanz von Emails und deren Rechtsgültigkeit im Vorfeld abzuklären. Ein geregeltes und einfach verständliches Ablagesystem, das auch für Außenstehende leicht nachvollziehbar sein sollte, ist unabdingbar.    

Warum legen wir so viel Wert auf die Organisation?

Ganz einfach: Deutschland ist ein Land, in der die Bürokratie das Heiligtum einer jeden Verwaltung ist. Ich persönlich habe bis dato nur noch ein Land erlebt, dass unsere Bürokratie noch hinter sich lässt - nämlich Russland. Ehrlich gesagt, soweit sind wir davon nicht entfernt.

Aber übertriebene Bürokratie ist auch anfällig für Fehler. Zudem gibt es überall zunehmend mehr Callcenter in den Kranken- und Pflegekassen. Man wird von Mitarbeiter zu Mitarbeiter gereicht und jeder hat einen anderen Kenntnisstand. Je nach Dauer einer Pflege sind oftmals die pflegenden Menschen besser darüber informiert über das was ihnen zusteht, als Sachbearbeiter bei den Krankenkassen. Daher ist es unerlässlich, selbst Hand anzulegen und sich auf andere nicht immer zu verlassen.

Am besten alles per Computer

Dazu gehört zunächst einmal, dass der Schriftverkehr am Schnellsten und Zuverlässigsten heute per E-Mail läuft, denn wenn Sie die Post als ‚Vermittler‘ einschalten, kann es passieren, dass Briefe nicht ankommen oder dass sie nicht richtig zugestellt werden. Außerdem ist E-Mailverkehr kostengünstiger, denn Sie brauchen die Briefe nicht zu frankieren. Dabei sollten Sie jedoch nicht vergessen, immer eine Empfangs- und am besten auch eine Lesebestätigung anzufordern.

Je nach E-Mailsystem sollten Sie sich zudem schlau machen, ob Sie eine unbegrenzte Menge an E-Mails in Ihrem Postfach auf unbegrenzte Zeit haben können, oder ob die E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum, oder wenn die der Arbeitsspeicher voll ist, automatisch gelöscht werden. Am besten verwenden Sie ein Programm wie Outlook. Hier ist es empfehlenswert im Posteingangsfach Unterordner anzulegen, wie z.B.:

  • Pflegekasse
  • Arztdiagnosen
  • Bank
  • U.v.m.

Somit können Sie sowohl gesendete und empfangene E-Mails leicht zuordnen und im Zweifelsfall schnell finden. Im Outlook können Sie auch alle Kontakte speichern und Besonderheiten hinzufügen, wie z.B. bei Ärzten die Öffnungszeiten oder bestimmte Ansprechpartner hinterlegen. Ebenso sinnvoll kann es sein, bei Kontakten auch Kundennummern oder andere individuelle Informationen, die man in einem Telefonat abgleichen muss, zu hinterlegen.

Planen Sie einen Arztwechsel oder müssen ins Krankenhaus werden bereits erstellte Arztbriefe oder Diagnosen verlangt. Die sollten Sie immer zur Hand haben. Früher war es einfacher: Man hatte den Hausarzt, über den alles lief. Heute muss das nicht immer sein. Der Patient muss häufig explizit erwähnen, dass die Diagnosen an den Hausarzt gesendet werden. Ich habe allerdings auch erlebt, dass Arztberichte über 2 Monate dauerten und ich sie am Ende selbst abgeholt habe. Also auch hier gilt es, Eigeninitiative zu ergreifen. An dieser Stelle erlebe ich oft den Einwand: aber es steht uns doch zu, dass die Arztberichte an den Arzt verschickt werden!

Völlig korrekt. Aber auch hier gilt wieder: Wenn Sie sich vom bürokratischen Mahlwerk abhängig machen wollen dann können Sie das tun. Sie werden in der Mehrheit der Fälle das Nachsehen haben. Es hängt oft viel davon ab, dass die Verwaltung schneller funktioniert. Daher springen Sie besser über Ihren Schatten und legen selbst Hand an.

Scannen und Ablage

Sobald Sie Briefe erhalten haben oder Diagnosen gewöhnen Sie sich folgende Vorgehensweise an: Scannen Sie die Dokumente und legen Sie diese ordentlich in einem dafür vorgesehenen Ordner ab. Entweder bestimmen Sie einen Tag im Monat für solche arbeiten, oder machen Sie es sofort. Richten Sie ein eigenes System zur Verwaltung Ihrer Dokumente ein. Wenn ich Dokumente abspeichere, benenne ich zuerst die Institution, danach um was es sich handelt und das Datum. Hier ein Beispiel:

Arztbrief des Theresienkrankenhauses von Dr.Müller, bei dem es sich um die Ergebnisse einer Magenspiegelung handelt. Der Termin war am 07.März 2019: TKH_Müller_Magenspiegelung_2019_03_17

Somit werden Sie immer sehr schnell die erforderlichen Dokumente finden.

Nächstes Mal geht es um das ‚richtige‘, zielgerichtete Telefonieren. Denn auch hier kann so einiges optimiert werden. Angefangen von der Einstellung bis hin zu der Verwendung von bestimmten Wörtern und Redewendungen.

Bis in zwei Wochen und bleiben Sie gesund.

Ihre Waltraud Gehrig