Ratgeber

Steuern und Finanzen

Das deutsche Steuersystem bietet Selbständigen verschiedene Vorteile.

Archivartikel

Die Selbstständigkeit bringt aus steuerlicher Sicht zahlreiche Vorteile mit sich. Wer diese bestmöglich ausnutzen möchte, sollte sich über die Besonderheiten informieren und diese bewusst einsetzen.

Das Arbeitsmodell namens Selbstständigkeit erfreut sich in Deutschland steigender Beliebtheit. In den letzten Jahren gründen regelmäßig rund 380.000 Menschen hierzulande ein eigenes Unternehmen. Insgesamt liegt die Selbstständigenquote in Deutschland damit bei rund elf Prozent – was im internationalen Vergleich allerdings relativ wenig ist.

Zudem scheitern zeitgleich rund 380.000 Selbstständige und geben ihren Betrieb auf, sodass die Zahl der Selbstständigen leicht rückläufig ist. Die Gründe dafür können vielfältig sein und von fehlenden kaufmännischen Eigenschaften über mangelnde Liquidität bis hin zu einem falschen Umgang mit den Steuern reichen. Denn diese bieten Selbstständigen zwar zahlreiche Vorteile, sprich sie können mehr Kosten von der Steuer absetzen als angestellte Arbeitnehmer und somit ihre Steuerlast drücken. Jedoch sind im deutschen Steuersystem gerade für Neuselbstständige auch zahlreiche Stolpersteine versteckt.

Steuernachzahlungen brechen vielen jungen Unternehmen das Genick

Wer sich mit seinem eigenen Unternehmen selbstständig macht, sei es als Soloselbstständiger oder mit Angestellten, muss zahlreiche verschiedene Aspekte im Blick behalten:

  • Businessplan
  • Fördergelder
  • Sozialversicherungen
  • Marketing
  • Investoren

Dies sind  nur einige von vielen Beispielen. Gerade die Finanzen werden dabei schnell intransparent, sodass viele Selbstständige den Überblick verlieren, welches nun Eigenkapital ist, wie viel Fremdkapital sie zurückzahlen müssen und wie hoch die Rücklagen für Steuern sein müssen.

Denn die Einnahmen fließen in der Selbstständigkeit ungleich dem Arbeitnehmerverhältnis vollständig auf das eigene Konto, sprich hiervon werden noch keine Steuern, Sozialversicherungsbeiträge & Co abgezogen. Kommt die sogenannte Kleinunternehmerregelung nicht zum Tragen, so ist auch die Umsatzsteuer ein weiterer Posten, der allerdings eins zu eins später an das Finanzamt abgeführt werden muss.

Der Selbstständige muss seine Steuern also auf eigene Faust im Blick behalten, entsprechende Rücklagen bilden und diese zu fixen Fristen an das Finanzamt abführen. Da er jedoch zu Beginn eines Geschäftsjahres noch nicht abschätzen kann, wie viel Gewinn er über das Jahr hinweg einfahren wird, kann er die tatsächliche Steuerlast aufgrund des progressiven Steuersatzes nur grob schätzen.

Er sollte also lieber zu viel als zu wenig zurücklegen. Doch gerade zu Beginn einer Selbstständigkeit ist das Geld bekanntlich oft knapp. Die Folge: Viele Selbstständige können ihre Steuernachzahlungen nicht stemmen und geraten in eine finanzielle Schieflage.

Steuerberatung ist oft von Anfang an sinnvoll

Aus diesem Grund kann es für Selbstständige von Beginn an sinnvoll sein, einen erfahrenen Steuerberater an der Seite zu haben. Da dieser aber nicht gerade billig ist, möchten sich viele Gründer das Geld sparen und die Steuerangelegenheiten auf eigene Faust erledigen. Prinzipiell ist das natürlich möglich, wenn das notwendige Knowhow vorhanden ist.

Viele Selbstständige scheitern aber schnell an diesem Vorhaben, denn Stichworte wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Dauerfristverlängerungen machen ihnen oft das Leben schwer. Sie müssen nämlich nicht wie ein Arbeitnehmer „nur“ die Lohnsteuer bezahlen. Stattdessen werden für Selbstständige in der Regel zwei oder drei verschiedene Steuerarten fällig. 

  • Einkommensteuer
  • Umsatzsteuer
  • Gewerbesteuer

 Letztere entfällt für jene Selbstständige, welche kein Gewerbe angemeldet haben, sprich als Freiberufler tätig sind. Für jede dieser Steuerarten muss eine gesonderte Steuererklärung eingereicht werden. Hierfür gelten unterschiedliche Fristen sowie verschiedene Regelungen zu Steuervoraus- beziehungsweise Steuernachzahlungen.

Da das Finanzamt allerdings im ersten Geschäftsjahr noch keine Anhaltspunkte hat, wie hoch die Steuerlast des Selbstständigen sein wird, werden erst einmal noch keine Vorauszahlungen fällig. Für das erste Geschäftsjahr muss die Steuerlast also in der Regel vollständig nachgezahlt werden. Es liegt somit am Selbstständigen, ausreichend Rücklagen zu bilden. Gerade zu Beginn, wenn das Geld oft noch knapp ist, fällt das aber vielen Betroffenen sehr schwer.

Der kritische Übergang von der Steuernach- zur Steuervorauszahlung

Nach Abschluss des ersten Geschäftsjahres werden die entsprechenden Steuererklärungen eingereicht und das Finanzamt erhält einen ersten Überblick der zu erwartenden versteuerbaren Einnahmen für die kommenden Jahre. Anhand dieser ersten Steuererklärung werden nun also eventuelle Vorauszahlungen für das laufende Steuerjahr errechnet.

So muss der Selbstständige zeitgleich für das vergangene Geschäftsjahr seine verschiedenen Steuerarten nachzahlen sowie für das laufende Jahr vorauszahlen. Je nach Höhe der Gewinne gelten dafür unterschiedliche Fristen. So kann es sein, dass in einem Monat die Steuernachzahlung, im nächsten die Vorauszahlung der Umsatzsteuer und zwei Wochen später die Einkommensteuervorauszahlung fällig werden.

Dies macht deutlich, wie hoch sowie undurchsichtig die finanzielle Steuerlast im zweiten oder dritten Geschäftsjahr für viele Selbstständige wird. Ein Zeitpunkt, der in vielen Fällen finanzielle Engpässe hervorruft und nicht selten das jähe Ende der eigenen Selbstständigkeit nach sich ziehen kann.

Betroffen sind davon längst nicht nur Gründer, welche sich vorab nicht ausreichend informiert und das Thema Steuern auf die leichte Schulter genommen haben. Sondern sogar Steuerberater selbst oder andere Unternehmer, die durchaus von der Problematik wissen, tappen dennoch immer wieder in diese Falle. Gerade das „Verschleppen“ von Steuererklärungen ist zu Beginn einer Selbstständigkeit sehr gefährlich, denn dann werden unter Umständen sehr viele Steuernach- sowie Steuervorauszahlungen auf einmal fällig.

Steuern sind für Selbstständige Fluch und Segen zugleich

Wer seine Finanzen jedoch von Anfang an im Blick behält und seine Steuererklärungen stets so zeitnah wie möglich einreicht, hat gute Chancen, diese kritische Anfangszeit zu überstehen. Anschließend werden, ähnlich wie bei einem Arbeitnehmer, monatlich oder quartalsweise Steuervorauszahlungen geleistet, sodass eventuelle Nachzahlungen in den Folgejahren meist deutlich geringer ausfallen.

Ausgenommen natürlich, die Gewinne steigen deutlich an. Auch in diesem Fall müssen wieder unbedingt genügend Rücklagen gebildet werden. Möglich ist jedoch auch die Anpassung der Steuervorauszahlungen. Wer also absehen kann, dass er im laufenden Geschäftsjahr deutlich mehr versteuern muss, kann diesen voraussichtlichen Gewinn beim Finanzamt anmelden und dann bereits mehr vorauszahlen.

Andersherum können die Prognosen auch deutlich abgesenkt werden, sodass bei sinkenden Einnahmen keine finanziellen Probleme aufgrund der hohen Steuervorauszahlungen entstehen. Auf gut Deutsch: Das Thema Steuern kommt im Laufe der Jahres bei Selbstständigen in der Regel in ruhigere Fahrwasser. Wer die kritische Anfangszeit übersteht und einen kompetenten Steuerberater an der Seite hat, muss sich darum irgendwann kaum noch Sorgen machen.

Im Gegenteil, entfaltet das Thema Steuern dann oft auch seine Vorteile. Denn Selbstständige können gegenüber Angestellten deutlich mehr von den Steuern absetzen und somit ihre Steuerlast drücken. Viele der Ausgaben, welche im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit stehen, dürfen nämlich von der Steuer abgesetzt werden.

Hinzu kommen natürlich all jene Möglichkeiten wie Kinderfreibeträge oder das teilweise Absetzen haushaltsnaher Dienstleistungen, die jede Privatperson in Deutschland besitzt. Zudem können Selbstständige, sollten die Geschäfte sehr schlecht laufen, zusätzliche Leistungen wie die Grundsicherung beantragen. Nicht alles unterscheidet sich also zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen.

Zuletzt nutzen auch viele Selbstständige bewusst eine Gewinnverschiebung. Sie stellen also Rechnungen früher oder später, um den Betrag in das gewünschte Geschäftsjahr zu schieben. Oder sie bestellen bewusst noch einmal kurz vor Jahresende teure Betriebsmittel.

Zu unterscheiden ist weiterhin zwischen der IST- und der SOLL-Besteuerung:

  • Ist-Besteuerung: In diesem Fall muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn der Betrag bereits beglichen wurde.
  • Sollfinanzierung: Hier muss die Umsatzsteuer hingegen nach Rechnungsstellung an das Finanzamt gezahlt werden – auch, wenn die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Somit können Liquiditätsprobleme entstehen.

Als Selbstständiger gibt es also deutlich mehr Flexibilität im Umgang mit Geld sowie den Steuern und wer diese richtig zu nutzen weiß, kann eine Menge Geld sparen.

Die wichtigsten Steuervorteile in der Selbstständigkeit

Wo liegen nun die wichtigsten Unterschiede in steuerlicher Hinsicht? Eine Frage, welche sich viele Selbstständige oder jene, die es werden wollen, stellen. Wie bereits erwähnt, können Freiberufler, Gründer & Co deutlich mehr Kosten von der Steuer absetzen, da sie in der Regel auch höhere Kosten für ihre Tätigkeit haben.

Prinzipiell wird auch ihre Steuerlast anhand des zu versteuernden Einkommens für das jeweilige Steuerjahr berechnet. Hierfür gilt der in Deutschland übliche progressive Steuersatz.

  • So muss ein Selbstständiger mit einem zu versteuernden Einkommen von 25.000 Euro im Jahr 2019 beispielsweise rund 16 Prozent Steuern zahlen, sprich knapp 4.000 Euro.
  • Wer hingegen 80.000 Euro versteuern muss, zahlt durchschnittlich fast 33 Prozent und damit rund 26.000 Euro.
Klar, dass gerade bei solch hohen Summe jede Möglichkeit genutzt werden sollte, die Steuerlast zu drücken. Denn wer beispielsweise 2.000 Euro von seinem Gewinn abziehen kann, zahlt somit fast 1.000 Euro weniger Steuern – wiederum aufgrund des progressiven Steuersatzes. Für Laien klingt dieses System oft kompliziert. Das Fazit ist jedoch simpel: Selbstständige sollten so viele Ausgaben wie möglich von der Steuer absetzen. Was aber ist möglich?

1. Abschreibungen

Abschreibungen sind für Selbstständige ein wichtiges Thema. Wirtschaftsgüter, die im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit gekauft werden, können als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Das gilt beispielsweise für ein Smartphone oder einen Geschäftswagen. Überschreiten diese allerdings einen bestimmten Wert, werden sie nicht einmalig steuerlich geltend gemacht, sondern über mehrere Jahre verteilt. Somit wird der Gewinn nicht nur in einem Jahr, sondern über einen längeren Zeitraum gemindert – und damit auch die Steuerlast.

Abschreibungen sind daher ein beliebtes Mittel für Selbstständige, um ihre Steuern zu senken. Seit dem Jahr 2018 gilt dafür folgende Regelung: Geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Wert von bis zu 800 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer werden vollständig im ersten Jahr abgeschrieben.

Alternativ ist eine sogenannte „Poolabschreibung“ möglich, sprich alle Posten zwischen 800,01 und 1.000 Euro können gesammelt und anschließend mit je 20 Prozent über fünf Jahre verteilt abgeschrieben werden. Für alle anderen abnutzbaren Wirtschaftsgüter wird eine individuelle Abschreibungsdauer mit zugehörigem Abschreibungssatz und -volumen ermittelt.

2. Abzugsfähige Ausgaben für Investitionen

Der Investitionsabzugsbetrag hängt direkt mit den Abschreibungen zusammen. Hierbei handelt es sich um Rücklagen, die für eine geplante Investition gebildet werden und somit bereits bis zu drei Jahre vor der eigentlichen Anschaffung den Gewinn mindern. Diese Rücklage darf bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Investition betragen.

3. Geschäftswagen

Ein beruflich genutztes Fahrzeug sowie die zugehörigen Kosten wie beispielsweise die Versicherung oder die Fahrtkosten können ebenfalls steuerlich abgesetzt werden. Komplizierter wird das allerdings, wenn dieser PKW auch privat genutzt wird.

In diesem Fall gibt es steuerliche Unterschiede, je nachdem wie viel das Fahrzeug privat genutzt und nach welcher Methode es demnach versteuert wird. Zudem sollten Selbstständige genau überlegen, ob sich ein Kauf des Fahrzeugs lohnt. Leasing ist hier eine weitere Möglichkeit. Sowohl eine Finanzierung als auch das Leasing bieten verschiedene Vor- und Nachteile, die sich rechnen können. Die Leasingraten sind beispielsweise entgegen dem Fahrzeugkauf nicht als Werbungskosten, sondern in vollem Umfang als Betriebsausgabe anrechenbar.

4. Fahrtkosten

Fahrtkosten können nicht nur bei einem Geschäftswagen abgesetzt werden. Selbst, wer seinen PKW vorwiegend privat nutzt und dementsprechend nicht in das Betriebsvermögen aufnehmen kann, darf natürlich dennoch die Fahrtkosten für Fahrten im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit steuerlich geltend machen. Unter Umständen ist es sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen.

5. Bewirtungskosten

Den Bewirtungskosten hat das Finanzamt in den letzten Jahren einen Riegel vorgeschoben. Auf Kosten des Finanzamtes die Geschäftspartner oder auch einfach Freunde sowie Familie zum Essen einladen – das ist längst nicht mehr so einfach wie früher. Mittlerweile wird bei entsprechenden Belegen ganz genau hingesehen.

Doch wo es sich tatsächlich um einen geschäftlichen Beleg in angemessener Höhe handelt sowie mit „plausiblen“ Eckdaten, sprich nicht unbedingt am Sonntagabend, können die Bewirtungskosten nach wie vor steuermindernd abgesetzt werden.

6. Geschenke

Für Geschenke gilt dasselbe. Hierbei kann es sich um Werbegeschenke oder kleine Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner und Mitarbeiter handeln. Diese können jedoch nur teilweise als Betriebsausgaben deklariert werden. Hierfür muss unterschieden werden, an wen das Geschenk geht, ob dieses gewisse Freigrenzen überschreitet und um welche Art von Geschenk es sich handelt. Wer also Geschenke steuerlich geltend machen möchte, muss sich vorab im Detail über die Regelungen informieren. 

7. Fortbildungskosten

Ausgaben für Fortbildungen belaufen sich schnell auf mehrere tausend Euro. Dennoch sind Weiterbildungen in der Selbstständigkeit oft notwendig, um sich fachlich weiterzuentwickeln oder von der Konkurrenz abzuheben. Auch im Bereich Führungskompetenz ist es oft sinnvoll, sich weitere Fähigkeiten anzueignen.

Vielen Betroffenen sind Fortbildungen aber zu teuer. Was sie nicht wissen: Sie können deren Kosten sowie zugehörige Gebühren wie jene für die Übernachtung als Betriebsausgaben absetzen. Sie müssen aber natürlich in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen. Selbiges gilt für Literatur, Online-Seminare oder andere Fortbildungsvarianten.

8. Räumlichkeiten

Der Arbeitsort ist ebenfalls auf seine steuerliche Absetzbarkeit zu prüfen. Wer im heimischen Arbeitszimmer tätig ist, kann dieses in der Steuererklärung aufführen. Noch einfacher ist es, wenn extra ein Büro oder eine Gewerbefläche angemietet wird. Dabei handelt es sich zweifelsohne um Betriebsausgaben, welche die Steuerlast mindern. In diesem Fall kommt entweder die lineare oder die degressive Abschreibung in Frage.

9. Altersvorsorge

Die Altersvorsorge ist natürlich auch für Selbstständige ein wichtiges Thema. Je nach Beruf, sind sie unter Umständen in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert. Ist dies nicht der Fall oder hat der Betroffene zusätzlich den Wunsch, kann noch eine private Vorsorge getätigt werden.

Während viele Arbeitnehmer auf die sogenannte Riester-Rente setzen, gibt es für Selbstständige mit der Rürup-Rente ein ähnliches Modell. Hierbei handelt es sich um eine private Altersvorsorge mit staatlicher Förderung durch Steuervorteile. Demnach konnten im Jahr 2018 Beiträge in einer Höhe von bis zu 23.700 Euro als Vorsorgeaufwendung zu 86 Prozent von der Steuer abgesetzt werden. Unternehmer haben alternativ die Möglichkeit, Rückstellungen für ihre Altersvorsorge zu bilden und diese direkt vom Gewinn abzuziehen – was wiederum die Steuerlast mindert.

10. Arbeitsmittel

Arbeitsmittel jeder Art können ebenfalls als Betriebsausgaben deklariert werden, sofern sie zu mehr als 90 Prozent geschäftlich genutzt werden. Das reicht vom Kugelschreiber über Arbeitskleidung bis hin zu Büromöbeln im heimischen Arbeitszimmer.

11. Telefon und Internet

Kosten für Telefon und Internet zählen ebenfalls zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben. Sie können allerdings auch dann in der Steuererklärung gewinnmindernd angesetzt werden, wenn es sich um private Anschlüsse handelt. Sofern also zumindest eine gelegentliche betriebliche Nutzung besteht, können diese teilweise steuerlich geltend gemacht werden.

12. Webseite

Eine Webseite fällt ebenso unter die Betriebsausgaben. Das gilt sowohl für die Kosten der Domain als auch für einen eventuellen Webdesigner, laufende Kosten wie jene des Providers oder Wartungskosten. Um welche Art von Webseite es sich handelt, spielt dabei hingegen keine Rolle – sei es eine Karriereseite, ein Blog, ein Shop oder ein Forum.

13. Spenden

Spenden stellen für Selbstständige nicht nur eine gute Tat dar, sondern sie können in vielen Fällen auch als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Hierfür ist allerdings wichtig, dass es sich um Spenden mit unternehmerischem Bezug handelt, sprich es muss einen betrieblichen Anlass für die Spende geben.

Die einzige Ausnahme stellen Kapitalgesellschaften dar. Diese können Spenden an gemeinnützige Organisationen in der Regel von den Betriebseinnahmen abziehen. Zudem kann natürlich jeder Selbstständige in seiner privaten Steuererklärung eventuelle Spenden an förderungswürdige Einrichtungen als Sonderausgaben absetzen.

Fazit

Prinzipiell gilt, dass ein Großteil all jener Kosten, die mit der selbstständigen Tätigkeit in Zusammenhang stehen, ganz oder teilweise von der Steuer abgesetzt werden können. Da das deutsche Steuersystem bekanntlich komplex ist, empfiehlt sich aber – wie bereits erwähnt – von Beginn an die Unterstützung durch einen Steuerberater. Dieser kennt alle Tipps und Tricks, kann dadurch in der Regel eine Menge Steuern sparen und sich selbst refinanzieren.

 In den meisten Fällen überwiegen für den Selbstständigen die dadurch generierten Steuerersparnisse. Zudem gibt es für Selbstständige eine wichtige Devise und diese lautet: Geld beiseite legen. Vom ersten Tag an sollten so viele Rücklagen wie möglich gebildet werden. So werden eventuelle Steuernach- und Steuervorauszahlungen nicht zum Problem und ebenso wenig Zeiten mit schlechter Auftragslage oder die Altersvorsorge. Ein vernünftiger sowie vorausschauender Umgang mit dem Thema Geld ist für Selbstständige also das A und O, um langfristig erfolgreich zu sein und so viele Steuern wie möglich sparen zu können.