Ratgeber

Geschäftsreisen - warum es bei Dienstreisen auf gute Organisation ankommt

Archivartikel

Aufgrund des Wirtschaftswachstums der vergangenen Jahre ist in vielen Branchen eine Mobilitätszunahme zu beobachten. Im Wesentlichen trägt jedoch die Globalisierung zur gestiegenen Anzahl von Geschäftsreisen bei.

Welche Aspekte müssen bei Reisen aus Geschäftsgründen beachtet werden?

Geschäftstermine, Konferenzen und Messen zählen zu den häufigsten Gründen für beruflich bedingte Reisen. Dabei dienen Dienstreisen vorrangig dem persönlichen Zusammentreffen sowie dem Aufbau von Netzwerken. Die persönliche Interaktion soll darüber hinaus die geschäftlichen Verbindungen stärken. Mit der Planung von Geschäftsreisen sind verschiedene Abteilungen im Unternehmen beschäftigt. Bei Dienstreisen müssen einige Aspekte berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich, die Geschäftsreise so zu planen, dass die Termine möglichst effizient gestaltet werden können. Durch clevere Terminplanung kann zeitlicher und organisatorischer Mehraufwand vermieden werden. Unabhängig davon, ob das Auto, die Bahn oder das Flugzeug als Verkehrsmittel genutzt wird, muss ausreichend Zeit für An- und Abreise eingeplant werden. Da Umsteigezeiten meist unproduktiv sind, sollten möglichst Direktverbindungen

genutzt werden, sofern diese zur Verfügung stehen. Obwohl Produktivität auch während Dienstreisen wichtig ist, besteht meist wenig Aussicht, während der Warte- oder Umsteigezeiten an Flughäfen oder Bahnhöfen ungestört arbeiten zu können. Wichtige Aufgaben können in der Regel nur im Büro erledigt werden, da in öffentlichen Bereichen aufgrund des hohen Geräuschpegels oder fehlender Internetanschlüsse kein konzentriertes Arbeiten möglich ist. Durch Verspätungen und Flugausfälle geht wichtige Arbeitszeit verloren. In vielen Unternehmen wird deshalb auf individuelle Flugmöglichkeiten zurückgegriffen. Obwohl bei Dienstreisen im Privatjet grundsätzlich mit höheren Kosten gerechnet werden muss, kann diese Reiseform aufgrund höherer Flexibilität und Unabhängig von Flugplänen eine Alternative darstellen. Damit Privatflugzeugen auch kleinere Flughäfen, die im Linienverkehr nicht angeflogen werden, erreichbar sind, ergeben sich im Zusammenhang mit Geschäftsreisen weitere Perspektiven. Zunächst sollten sich Unternehmen, die einen Privatjet chartern wollen, über die Möglichkeiten im privaten Flugverkehr informieren. Nähere Informationen zur Homepage des Jet Anbieters finden sich hier. Der Flugzeugtyp muss den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, weshalb bei Privatflugzeugen auf Faktoren wie Größe und Komfort geachtet werden sollte. Darüber hinaus sind bei der Reiseplanung auch Rahmenbedingungen wie die geplante Flugstrecke sowie die Gepäckmenge zu prüfen. Sofern an Bord gearbeitet werden soll, müssen Internetempfang und Satellitentelefon zur Verfügung stehen.

Zeitkiller bei Geschäftsreisen erkennen und vermeiden

Auf längeren Flugreisen empfiehlt es sich, eine Kleidungsreserve im Handgepäck mitzunehmen. Außerdem sollten auch Laptop, Mobiltelefon und Ladegeräte im Bordkoffer verstaut werden. Um vor wichtigen Geschäftsterminen zu entspannen, ist es sinnvoll, Ohrenstöpsel, Schlafmaske oder MP3-Player und entsprechende Kopfhörer mit in die Flugzeugkabine zu nehmen. Bei Langstreckenflügen schützen eine leichte Decke oder ein Wollpulli vor Zugluft durch die Bordklimaanlage. Da die Haut durch die Klimaanlage im Flugzeug schnell austrocknet, ist die Mitnahme von Hautpflegemitteln wie Gesichtscreme und Körperlotion im Bordgepäck sinnvoll. Der Feuchtigkeitsverlust der Haut kann auch durch regelmäßiges Trinken von stillem Wasser kompensiert werden. Vor dem Abflug sollten Reisedokumente wie Reisepass, Flugtickets und andere Buchungsbestätigungen sowie Reise- und Lagepläne eingescannt und auf dem Smartphone abgespeichert werden. Sicherheitshalber sollte der Scan zusätzlich an die eigene E-Mail-Adresse gesendet werden, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können. Wenn trotz sorgfältigem Kofferpacken der Anzug zerknittert ist, kann dieser nach Ankunft im Hotel in der Dusche aufgehängt und das heiße Wasser angedreht werden. Der dabei entstehende Dampf glättet die Falten. Ein zerknitterter Hemdkragen lässt sich beispielsweise mit einem Haarglätteisen bügeln. Bei Dienstreisen, die nur wenige Tage dauern, ist es sinnvoll, das Gepäck auf ein Handgepäckstück zu begrenzen. Dadurch kann auch die Wartezeit bei der Gepäckausgabe am Flughafen eingespart werden. Häufig wird bei Dienstreisen abends im Hotelzimmer noch gearbeitet. Zwar ist dies im Prinzip kein Problem, jedoch muss im öffentlichen Bereich auch mit Datenklau oder Spionage gerechnet werden. Im Hotelfoyer sollten deshalb keine vertraulichen Gespräche, bei denen es um firmeninterne Belange geht, geführt werden. In manchen Fällen gelangten auf die Weise brisante Informationen zur Konkurrenz. Unter Umständen können E-Mails mitgelesen werden, die nicht für Außenstehende bestimmt sind. Es ist deshalb empfehlenswert, sich vor einer Geschäftsreise nochmals über geeignete Maßnahmen zum Datenschutz zu informieren. Beim Arbeiten außerhalb des eigenen Büros ist eine sichere Internetverbindung sehr wichtig. Dies gilt sowohl im Hotel, als auch beim Umsteigen oder beim E-Mail-Schreiben in öffentlichen Bereichen. In diesem Zusammenhang sollte beachtet werden, dass Hotspots teilweise erhebliche Risiken bergen. Während der Nutzung offener Hotspots sollten deshalb keine Passwörter eingegeben und möglichst auf die Verwendung persönlicher Daten verzichtet werden. Fachleuten zufolge sollte auch die Bluetooth-Schnittstelle deaktiviert werden. Dennoch sind ein schneller Rechner sowie der uneingeschränkte Zugriff auf das Firmennetzwerk wichtige Voraussetzungen bei Geschäftsreisen. Vor einem Meeting sollte genügend Zeit zur Überprüfung aller Unterlagen eingeplant werden. Mangelhafte Organisation gilt als Zeitkiller bei Geschäftsreisen. Die Tatsache, dass neben Hin- und Rückreise auch die Vor- und Nachbereitung geschäftlicher Termine sowie der Besuch von Veranstaltungen viel Zeit in Anspruch nehmen, muss bei der Planung von Geschäftsreisen berücksichtigt werden. Richtlinien für Geschäftsreisen erstellen ist deshalb eine Möglichkeit, die helfen kann, die Reiseplanung effizienter zu gestalten.