Schwetzingen

Interview Die Datenschutzgrundverordnung der EU stellt die Vereine vor große Aufgaben / Morten Angstmann und Ina Lin vom TV 1864 haben sich intensiv damit befasst

„Wollen Ärger von vornherein umgehen“

Archivartikel

Die am 25. Mai in Kraft getretene neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union brachte einige Turbulenzen mit sich. Damit gehen Veränderungen für Organisationen einher, die personenbezogene Daten teilweise oder ganz automatisiert verarbeiten oder speichern. Somit sind auch Vereine betroffen. Mit etwa 2700 Mitgliedern ist der TV 1864 der größte Verein in der Stadt und der näheren Umgebung, der damit folglich auch die meisten Daten zu verarbeiten hat.

Federführend haben sich beim Turnverein Vorstandsmitglied Morten Angstmann und Geschäftsstellenleiterin Ina Lin mit der DSGVO befasst. Wir haben uns mit ihnen über diese Thematik unterhalten.

Wann habt ihr angefangen, euch mit der Datenschutz-Grundverordnung zu beschäftigen und wie seid ihr überhaupt darauf gekommen?

Morten Angstmann: Das erste Mal intensiver damit befasst haben wir uns Ende Februar, nachdem uns der Referent auf einer Veranstaltung des Badischen Sportbunds auf die anstehenden Veränderungen (oder besser gesagt, die bereits seit 2016 gültigen Regelungen) hingewiesen hat.

Zu diesem Zeitpunkt war in der Öffentlichkeit noch wenig bekannt darüber. Wie habt ihr euch Know-how und Informationen besorgt?

Ina Lin: In erster Linie kamen viele Informationen vom Badischen Sportbund, der auch Schulungen und Seminare angeboten hat. Diese haben wir besucht. Außerdem haben wir uns durch Eigenrecherche im Internet schlau gemacht.

Wie kann man die Eckpfeiler der Datenschutz-Grundverordnung in wenigen Worten zusammenfassen und was bedeutet das für die Vereine? Ab wann ist der Verein überhaupt zum Datenschutz verpflichtet ?

Angstmann: Das Wichtigste ist, dass jeder Verein oder Unternehmer zum Datenschutz verpflichtet ist. Die DSGVO allerdings kurz zusammenzufassen ist schwierig. Grob umrissen könnte man sagen, dass es vor allem auch darum geht zu erkennen, welche „Daten“ erhoben, gespeichert und verarbeitet werden oder eines besonderen Schutzes bedürfen. Gerade bei der Veröffentlichung von Daten im Internet gilt schließlich: Was einmal im Netz ist, bekommt man so gut wie nie vollständig gelöscht.

Wie habt ihr das Thema in die Tat umgesetzt?

Lin: Das Wichtigste war, die Homepage des TV 1864 auf den richtigen Stand zu setzen. Das heißt, das Impressum musste in der richtigen Form sein und der Datenschutz muss erklärt werden. Dann mussten die Beitrittserklärungen an die Datenschutzrichtlinien angepasst werden. Unsere Beitrittserklärungen sind nun statt einer Seite sieben Seiten lang. Außerdem benötigen wir Datenschutzeinverständniserklärungen von jedem Mitglied und wir müssen nachweisen können, welche Daten wir zu welchem Zweck erheben, wie wir damit umgehen und wann wir Daten löschen.

Der Turnverein hat eine Geschäftsstelle mit haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern. Was hat sich für sie verändert?

Lin: Vor allem bedeutet es deutlich mehr Papierkram. Allein die erweiterten Beitrittserklärungen und die Einverständniserklärungen aller Mitglieder sind eine Menge Arbeit. Außerdem müssen wir gewährleisten, dass keine Daten nach außen dringen.

Was ist mit Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Mitarbeitern, Übungsleitern? Was müssen sie beachten?

Angstmann: Alle genannten Personen kommen zwangsläufig mit personenbezogenen Daten in Kontakt, sie müssen daher sensibilisiert werden, welche Daten sich in ihrem Besitz befinden und wie diese gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Vor allem dürfen die Daten nicht ohne Einverständnis an Dritte weitergegeben werden und auch bei Whats-App-Gruppen sollte vorher die Zustimmung der Teilnehmer erfolgen.

Der Turnverein hat ungefähr 2700 Mitglieder. Ist es überhaupt möglich, alle über die Verordnung zu informieren? Reicht nicht eine E-Mail, so wie sie überall verschickt wurden?

Angstmann: Jeden Einzelnen zu informieren, ist prinzipiell unmöglich, da zum Beispiel bei einigen Mitgliedern leider keine aktuellen Adressen hinterlegt sind. Wir haben uns daher entschlossen, unsere Mitglieder vor allem über verschiedene Medien und unsere Homepage zu informieren. Die E-Mail-Adresse dürfen wir zukünftig ja nur nach Einwilligung verwenden, der Weg fiel also schonmal weg und – soviel kann ich sagen – ein gutes Drittel der bisherigen Rückmeldungen stimmt der Verwendung der E-Mail-Adresse nicht zu.

Gibt es da schon Rückmeldungen? Wie geht ihr damit um?

Lin: Es gibt schon eine Menge Rückmeldungen, die alle in das Mitgliederprogramm eingepflegt werden müssen. Es ist erstaunlich, wie genau die Datenschutzeinverständniserklärungen zum Teil durchgelesen und individuell ausgefüllt werden. So hat jedes Mitglied die Möglichkeit auszuwählen, ob Bilder, Name, Leistungen oder Ehrungen auf der Homepage, der Facebookseite oder auch auf Flyern erscheinen dürfen. Auch ob man per Mail vom Turnverein angeschrieben werden darf, ist eine Option.

Wie macht ihr es bei Sportwettkämpfen?

Angstmann: Jeder Athlet, der an einer Sportveranstaltung teilnimmt, besitzt entweder einen Startpass (bei dessen Beantragung eine Datenschutzerklärung abgegeben wurde) oder er muss vorab sein Einverständnis zur Verwendung der benötigten Daten und zur Veröffentlichung von Leistungsergebnissen und Fotos zustimmen.

Und bei öffentlichen Veranstaltungen wie beim Spargelfest, wo ihr Mitmachwettbewerbe angeboten habt?

Angstmann: Teilnehmer bei solchen Veranstaltungen müssen im Voraus eine Einwilligungserklärung unterschreiben. Natürlich hat man hier auch die Möglichkeit, einzelnen Punkten zu widersprechen (zum Beispiel der Verwendung von Bildern in Sozialen Netzwerken). Bisher gab es lediglich eine Person, die diese Einwilligungserklärung nicht unterschreiben wollte, in diesem Fall können wir die betroffene Person tatsächlich nicht zur Teilnahme zulassen, da wir keine Daten erheben und speichern dürfen.

Es gibt bestimmt auch Kritiker, die sagen, dass das alles viel zu ernst genommen wird und man doch erst einmal abwarten soll? Was erzählt ihr denen?

Lin: Tatsache ist, dass diese Verordnung schon vor zwei Jahren beschlossen wurde. Es wurde nur nicht so wirklich an die Betroffenen weitergegeben. Abwarten, was passiert, kann einem Verein unter Umständen eine Menge Ärger einbringen und das wollen wir lieber von vornherein umgehen.

Welche Tipps könnt ihr Vereinen – auch kleineren – geben, die sich noch nicht oder wenig mit der DSGVO beschäftigt haben? Was sind die Minimum-Maßnahmen, die sie machen müssen?

Angstmann: Erst einmal Ruhe bewahren und Step by Step vorgehen. Sowohl der Badische Sportbund, als auch einige Verlage bieten nützliche Informationen zum Umgang mit dem Datenschutz, im Falle des BSB sogar völlig kostenfrei. Grundlegend wäre mein Tipp, erstmal genau herauszufinden, welche Daten im Verein zu welchem Zweck erhoben werden und zu prüfen, ob diese wirklich benötigt werden. Das zentrale Schlüsselwort heißt hier Datenminimierung. Im Anschluss sollte auch noch geprüft werden, wer Zugang zu den Daten bekommt, und ob die Daten auch nur zweckgebunden verwendet werden. In Artikel 6 der DSGVO ist genau geregelt, welche Gründe für Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der Daten rechtmäßig sind. Ist einer der Punkte erfüllt, steht der Verwendung auch nichts im Weg. Das noch weiter auszuführen, würde jetzt aber zu lange dauern.

Bringt der Datenschutz auch Vorteile oder ist das nur Aufwand?

Lin: Für Vereine bringt der Datenschutz in erster Linie viel Aufwand.

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