Viernheim

Technik Stadt erweitert Angebot im Netz / Urkunden bald online bezahlbar / E-Rechnungen könnten Tausende Seiten Papier sparen

Verwaltung baut digitales Rathaus aus

Viernheim.„Der Chatbot versteht leider noch nicht jede Frage“, bedauert Volker Klein. Das Programm soll im Internet bald automatisch Auskünfte zu den Angeboten des Bürgerbüros geben. Klein ist aber zuversichtlich, dass das Problem bald gelöst wird. Als Abteilungsleiter im Haupt- und Rechtsamt ist er unter anderem für das Online-Angebot der Viernheimer Stadtverwaltung zuständig. Dieses soll in den kommenden Wochen und Monaten weiter ausgebaut werden.

Teil der Pläne ist auch das Chatbot-Programm. Es soll zum Beispiel weiterhelfen, wenn Bürger wissen wollen, welche Unterlagen für die Beantragung eines Passes mitzubringen sind oder wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist.

„Mit dem Chatbot führen wir künstliche Intelligenz in unser Angebot ein. Das Programm lernt selbstständig dazu“, erklärt Inge Arnold, die sich im Hauptamt unter anderem um den Internetauftritt der Verwaltung kümmert. Sobald die jetzt noch bestehenden Fehler behoben sind, soll der Chatbot für eine neunmonatige Probephase den Bürgern zur Verfügung stehen.

Momentan bieten neben dem Bürgerbüro unter anderem das Ordnungsamt, das Standesamt, das Kämmereiamt sowie die Volkshochschule und die Stadtbücherei Dienstleistungen im Netz an. Die Bandbreite reicht von der Anmeldung von Hunden über das Bezahlen von Bußgeldern bis hin zu Anfragen für einen Trauungstermin. Manche Online-Angebote gibt es zwar schon seit Jahren. Ihre Weiterentwicklung schreitet nun aber schneller voran. Grund dafür sind laut Klein unter anderem Verbesserungen bei der Ekom21, einem von verschiedenen hessischen Kommunen finanzierten IT-Unternehmen und Rechenzentrum, auf dessen Technik auch viele Dienstleistungen der Viernheimer Verwaltung aufbauen.

Fehlende Basis

„Wir hätten unser Angebot gerne schon früher erweitert, aber lange fehlte dafür die Basis“, berichtet Klein. Wie wichtig die Weiterentwicklung sei, zeige sich auch daran, dass die Online-Angebote immer häufiger genutzt würden. So gab es zum Beispiel im Jahr 2014 über den Mängelmelder 210 Ereignismeldungen, 2019 waren es schon 458. Von den rund 350 Urkunden, die Bürger jährlich beim Standesamt anfordern, geschieht das bereits bei 200 über die Internetseite der Stadt. Bald soll es daher auch möglich sein, die Urkunden online zu bezahlen. Bisher wurden die Dokumente nur gegen Vorkasse per Überweisung herausgegeben.

Auch die Anmeldung eines Gewerbes und Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister sollen bald im Netz möglich sein: „Wir geben jährlich 2500 Auskünfte auf Papier heraus. Wenn wir nur die Hälfte davon online erledigen könnten, wäre das schon ein großer Fortschritt“, erklärt Klein. Geplant ist, noch in diesem Jahr zahlreiche weitere Vorgänge zu digitalisieren, etwa im Einwohnermeldewesen. Die Daten sollen dann jeweils direkt in das entsprechende Fachverfahren übernommen werden.

Auch interne Abläufe möchte die Verwaltung in nächster Zeit digitalisieren und dadurch effizienter gestalten. So wird etwa im April die sogenannte E-Rechnung eingeführt. Rechnungen können dann digital empfangen und weiterverarbeitet werden. „Manche Unternehmen schicken zwar jetzt schon elektronische Rechnungen. Bisher müssen diese aber immer ausgedruckt und für die Bearbeitung durch andere Dokumente ergänzt werden“, berichtet Klein.

Da die Stadt etwa 10 000 Rechnungen im Jahr erhält, ließen sich laut Arnold durch die Digitalisierung geschätzt rund 25 000 Blatt Papier und etwa 100 000 Minuten Arbeitszeit einsparen. Klein hofft zudem, dass Viernheim Teil eines Pilotprojekts für die elektronische Akte wird, die bald bei mehreren Kommunalverwaltungen eingeführt wird. Dadurch soll unter anderem die Kommunikation mit und zwischen Behörden oder Gerichten verbessert werden.

Ob und wie viel Zeit beziehungsweise Geld sich generell durch die Digitalisierung einsparen lässt, ist laut Klein noch nicht abzusehen. Pro Jahr kämen etwa 25 000 Menschen persönlich im Bürgerbüro vorbei. Selbst wenn sich ein Teil der damit verbundenen Vorgänge ins Internet verlagere, werde dadurch aber nicht unbedingt Personal eingespart. Schließlich müssten sich dann auch mehr Leute um die Online-Dienste kümmern, so Klein. „In der Zukunft wird es eine Verschiebung von Mitarbeitern, die sich rein mit fachlichen Aspekten befassen, hin zu Prozessmanagern geben.“

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